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Office Manager (m/w/d)
Du sorgst dafür, dass alles läuft. Oft bevor jemand merkt, dass etwas zu tun war. Für unser Büro in Düsseldorf suchen wir eine Persönlichkeit, die unser Backoffice leitet und zur zentralen Anlaufstelle für Team, Mandanten und Partner wird.
Düsseldorf, DE
Vollzeit
Start zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Was Du von uns erwarten kannst:
- Eine Schlüsselrolle mit echtem Gestaltungsspielraum, die mit uns wächst
- Persönliche Einarbeitung und direkte Zusammenarbeit mit den Geschäftsführern
- Einblick in spannende Unternehmenstransaktionen im deutschen Mittelstand und im internationalen REACH-Netzwerk
- Ein kollegiales Team aus Berufseinsteigern und erfahrenen Beratern, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Eine faire Vergütung
- Modernes IT-Equipment und aktiver Einsatzaktueller KI-Tools
- Regelmäßige Teamevents
- Deutschlandticket, kostenlose Getränke undSnacks im Büro
- Ein Büro in direkter Nähe zur Altstadt und zur Kö
Dein Profil:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, etwa im Office Management, in der Assistenz, in einer Kanzlei, Agentur, Hotellerie oder einem vergleichbaren Umfeld
- Organisationstalent und die Fähigkeit, auch dannden Überblick zu behalten, wenn vieles gleichzeitig passiert
- Menschenkenntnis und ein gutes Gespür für Situationen und Dein Gegenüber
- Ein sicheres, sympathisches Auftreten und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
- Diskretion und absolute Verlässlichkeit
- Sicherer Umgang mit MS Office und erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen wie Claude
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Du musst nicht alles schon können. Entscheidend sind Neugier, Lernbereitschaft und der Anspruch, Dinge gut zu machen. Den Restbringen wir Dir bei.
Deine Aufgaben:
- Du leitest unser Office eigenverantwortlich und bist erste Ansprechperson für unser Team, unsere Mandanten und Geschäftspartner.
- Du behältst Kalender, Termine und Reisen der Partner im Blick und denkst dabei einen Schritt voraus.
- Du empfängst Unternehmer, Gesellschafter und Investoren am Telefon, per E-Mail und vor Ort so, dass sie sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen.
- Du organisierst Meetings, Mandantentermine und Teamevents und kümmerst Dich um alles, was ein Büro am Laufen hält: Dienstleister, Ausstattung, Bestellungen und das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.
- Du pflegst unsere Informationssysteme und sorgst dafür, dass jeder schnell findet, was er braucht.
- Du entwickelst unsere internen Abläufe weiter und nutzt dafür auch KI-Anwendungen, um Dinge einfacher, schneller und besser zu machen.
Bitte sende Deine Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Hochschul- und Abiturzeugnisse, Praktikums-/Arbeitszeugnisse bzw. Referenzen) zusammen mit Deinem Namen, Deiner Telefonnummer, Deinem möglichen Eintrittszeitpunkt sowie einer kurzen Angabe, wie Du auf die Stelle aufmerksam geworden bist, per E-Mail an: recruiting@iom-advisory.com .